NAVE CONTRATA MÓDULO 4

NAVE CONTRATA

GESTIÓN EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Directora del proyecto: Antònia Tomàs Galmés Supervisora del proyecto: Bárbara Marqués Domingo

ALCANCE, PLAZOS Y PROGRESO

Nuestro proyecto de la Nave CONTRATA ha cumplido con su objetivo principal (creación de un portal de contratación autonómico y formación a los nuevos usuarios en la utilización de dicho portal), si bien durante la ejecución del mismo no estaba del todo asegurado su éxito. 6 meses después del inicio del proyecto el portal de contratación autonómico está en funcionamiento, si bien falta algunos retoques para que este al cien por cien en su funcionamiento. El personal ha sido correctamente formado y ha demostrado que es capaz de agilizar los procedimientos de contratación. Entramos en fase de mantenimiento y mejora constante de la aplicación, la cual está viva y en continua transformación.

ETAPAS CRÍTICAS

-En un primer momento cuando se hace la primera entrega de la aplicación en pruebas. No cumplía con los objetivos establecidos. Necesitaba mucha más perfección, en este punto del camino estábamos lejos de conseguir el objetivo marcado. Mucho nerviosismo por parte de todos los colaboradores. -Entre otros problemas no permitía licitaciones electrónicas, tampoco era ágil en la tramitación de los procedimientos, daba fallos en la entrega de notificaciones… y era evidente que necesitaba muchas mejoras. - Plan de formación entregado correctamente, pero fuera del plazo establecido. - La pérdida de una colaboradora de nuestro equipo CONTRATA hizo que tuviéramos menos puntos de vista, sugerencias, propuestas, recomendaciones …

En un primer momento cuando se hace la primera entrega de la aplicación en pruebas. No cumplía con los objetivos establecidos. Necesitaba mucha más perfección, en este punto del camino estábamos lejos de conseguir el objetivo marcado. Mucho nerviosismo por parte de todos los colaboradores. Entre otros problemas no permitía licitaciones electrónicas, tampoco era ágil en la tramitación de los procedimientos, daba fallos en la entrega de notificaciones… y era evidente que necesitaba muchas mejoras. Plan de formación entregado correctamente, pero fuera del plazo establecido. La pérdida de una colaboradora de nuestro equipo CONTRATA hizo que tuviéramos menos puntos de vista para desarrollar el proyecto, sugerencias, propuestas, recomendaciones …

COSTES

— La licitación para la adjudicación del proyecto terminó en el plazo previsto, y con cuatro candidatos a optar a ejecutar el proyecto. — La empresa adjudicataria: “Milenium21, SL” destinó a la ejecución del proyecto un programador y un analista informático. — Se contrató a dos profesores especializados (uno experto en contratación y un experto en informática). — Coste final del proyecto, el previsto: 30.000,00 € más IVA. Si bien, para dar soporte y ayuda a los usuarios debe contratarse a un informático en la DG de Contratación, cosa que no estaba prevista en el presupuesto inicial por eso ahora deberemos buscarse financiación para pagar el sueldo de este informático. — Aquí tendremos que convencer al patrocinador del proyecto que es el Director General de Contratación que impulsa y defiende el proyecto para que autorice la contratación del informático sino lo hace puede que nuestro proyecto no de los frutos de manera inmediata.

— La licitación para la adjudicación del proyecto terminó en el plazo previsto, y con cuatro candidatos a optar a ejecutar el proyecto. — La empresa adjudicataria: “Milenium21, SL” destinó a la ejecución del proyecto un programador y un analista informático. — Se contrató a dos profesores especializados (uno experto en contratación y un experto en informática). — Coste final del proyecto, el previsto: 30.000,00 € más IVA. Si bien, para dar soporte y ayuda a los usuarios debe contratarse a un informático en la DG de Contratación, cosa que no estaba prevista en el presupuesto inicial por eso ahora deberemos buscarse financiación para pagar el sueldo de este informático. — Aquí tendremos que convencer al patrocinador del proyecto que es el Director General de Contratación que impulsa y defiende el proyecto para que autorice la contratación del informático sino lo hace puede que nuestro proyecto no de los frutos de manera inmediata.

EVOLUCIÓN DEL PROYECTO

— La entrega defectuosa de la aplicación portal de contratación, en la fase de pruebas retrasó la primera fase del proyecto, si bien la buena evolución de las otras fases, en las que se han acortado los plazos ha permitido cumplir con el plazo final del proyecto, 6 meses. — La Dirección General ha tenido que poner personal especializado en contratación y en informática para dar soporte a la empresa contratada para poder cumplir con los plazos. — Los entregables (manual de formación) han sido editados favorablemente según las condiciones previstas y entregados al personal a formar en plazo. — Los expertos que tuvieron que impartir la formación lo hicieron correctamente según el criterio que reflejaron en las encuestas de satisfacción los que asistieron a los cursos.

— La licitación para la adjudicación del proyecto terminó en el plazo previsto, y con cuatro candidatos a optar a ejecutar el proyecto. — La empresa adjudicataria: “Milenium21, SL” destinó a la ejecución del proyecto un programador y un analista informático. — Se contrató a dos profesores especializados (uno experto en contratación y un experto en informática). — Coste final del proyecto, el previsto: 30.000,00 € más IVA. Si bien, para dar soporte y ayuda a los usuarios debe contratarse a un informático en la DG de Contratación, cosa que no estaba prevista en el presupuesto inicial por eso ahora deberemos buscarse financiación para pagar el sueldo de este informático. — Aquí tendremos que convencer al patrocinador del proyecto que es el Director General de Contratación que impulsa y defiende el proyecto para que autorice la contratación del informático sino lo hace puede que nuestro proyecto no de los frutos de manera inmediata.

RIESGOS E INCIDENCIAS

— El riesgo principal era no cumplir los plazos de implantación para cumplir con los tiempos marcados en la legislación de contratos. — Salvo retrasos puntuales el riesgo ha sido superado. — Las incidencias han sido expuestas en las etapas críticas y han podido ser solucionadas en tiempo con la ayuda de todos los participantes en el proyecto para cumplir el objetivo que nos habíamos marcado en un primer momento.

— El riesgo principal era no cumplir los plazos de implantación para cumplir con los tiempos marcados en la legislación de contratos. — Salvo retrasos puntuales el riesgo ha sido superado. — Las incidencias han sido expuestas en las etapas críticas y han podido ser solucionadas en tiempo con la ayuda de todos los participantes en el proyecto para cumplir el objetivo que nos habíamos marcado en un primer momento.

ASUNTOS PENDIENTES

— La aplicación elaborada en este proyecto está viva, ello quiere decir que está en constante transformación para incorporar los nuevos cambios legislativos que vendrán. — Europa 2020 está a la vuelta de la esquina, por lo que hay que innovar a toda prisa sin que el miedo al fracaso nos límite nuestras acciones de futuro. — Dado el éxito del proyecto y que la empresa adjudicataria a sabido gestionar bien el proyecto, se ha procedido a la tramitación del procedimiento de contratación para el mantenimiento de la aplicación para cuatro años.

— La aplicación elaborada en este proyecto está viva, ello quiere decir que está en constante transformación para incorporar los nuevos cambios legislativos que vendrán. — Europa 2020 está a la vuelta de la esquina, por lo que hay que innovar a toda prisa sin que el miedo al fracaso nos límite nuestras acciones de futuro. — Dado el éxito del proyecto y que la empresa adjudicataria a sabido gestionar bien el proyecto, se ha procedido a la tramitación del procedimiento de contratación para el mantenimiento de la aplicación para cuatro años.

ÉXITO DEL PROYECTO

1. El portal de contratación autonómico está en pleno funcionamiento. 2. El personal responsable de la contratación de la Comunidad Autónoma ha sido debidamente formado en el uso de la aplicación. 3. Los tiempos previstos se han cumplido. 4. El proyecto ha sido un éxito.

- La aplicación elaborada en este proyecto está viva, ello quiere decir que está en constante transformación para incorporar los nuevos cambios legislativos que vendrán. - Europa 2020 está a la vuelta de la esquina, por lo que hay que innovar a toda prisa sin que el miedo al fracaso nos límite nuestras acciones de futuro. - Dado el éxito del proyecto y que la empresa adjudicataria a sabido gestionar bien el proyecto, se ha procedido a la tramitación del procedimiento de contratación para el mantenimiento de la aplicación para cuatro años.

LECCIONES APRENDIDAS

- En un primer momento asegurarse des del principio que hay suficiente dinero para implantar el proyecto, pues sino el proyecto quedará por el camino. - Sensibilizar a los colaboradores y los impulsores del proyecto que el equipo de gestión es único y todos deben dar el máximo de sí. - Pensar muy bien antes de lanzarse con el proyecto, pues el proyecto puede quedar en papel mojado.- Estudiar a fondo los destinatarios del proyecto mediante todo tipo de consultas (encuestas, emails, redes sociales ...).- Es imprescindible para que el proyecto tenga un éxito considerable que previamente se halla estudiado bien los impactos positivos y negativos dentro del mercado donde se va a implantar.

— La aplicación elaborada en este proyecto está viva, ello quiere decir que está en constante transformación para incorporar los nuevos cambios legislativos que vendrán. — Europa 2020 está a la vuelta de la esquina, por lo que hay que innovar a toda prisa sin que el miedo al fracaso nos límite nuestras acciones de futuro. — Dado el éxito del proyecto y que la empresa adjudicataria a sabido gestionar bien el proyecto, se ha procedido a la tramitación del procedimiento de contratación para el mantenimiento de la aplicación para cuatro años.