INFORME FINAL

INFORME FINAL

PLAN DE FORMACIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO Y TRANSFORMACIÓN DE LA CULTURA ORGANIZATIVA

INTRODUCCIÓN

La transformación digital implica la transformación de las personas y de la cultura organitzativa.

Esta aventura inicialmente empezó con un equipo de trabajo ( Asteroide 3940) en el que se planteaba la implantación de la administración electrónica desde el punto de vista del factor humano, pero el equipo no se llegó a formar y no ha sido posible continuar con el proyecto inical. Después del abonadono de 3 compañeros, tuve que plantearme seguir sóla con el proyecto con los planteamientos y ideas de mis compañeros a los que agradezco su colaboración inicial. Al principio me plantee diseñar un pla estratégico de administración electrónica y centrarme en la parte de recursos humanos y del factor humano. Al estudiar y recavar información me di cuenta de que la transformación digital no es posible sin la implicación de toda la organización, que no es sólo un tema TIC, es un tema que afecta a todos los estamentos de la administración.

La transformación que sa ha hecho hasta ahora desde las TIC sólo contempla el impulso de proyectos técnicos e implementación de nuevos servicios pero olvida lo más importe de todo, generar una nueva visión y una nueva cultura de la organización.La gestión del cambio y la gobernanza del sistema, entendida como la participación e implicación en el proceso de todos los estamentos necesarios es primordial. La transformación digital implica la transformación de las personas y de la cultura organitzativa. Para aconseguir esta implicación y esta transformación me platee que el primer paso podria ser un plan de formación dirigido a todos lo directives y empleades públicos, un plan dirigido a propiciar un cambio en la cultura y en la organización, que asegure el éxito de las actuaciones contenidas en un Plan estratégico de Administración Electrónica dado el impacto que va a producir en la comunidad interestelar el tránsito hacia una administración de “cero papel”. El plan de formación va dirigido a todo el personal de la organización y adaptado a las necesidades de cada área: dirección, departamentos y empleados públicos de todos sus servicios. La formación va destinada al reciclaje, perfeccionamiento, capacitación, mejora y adquisición de nuevos conocimientos.

1.IDENTIFICACIÓN

Plan de formación para la gestión del cambio y la transformación del cultura organizativa

Jefa de proyecto: Magdalena Pastor, Jefa de RRHH de la comunidad interestelar Entidad: comunidad interestelar del asteroide 3940

2.OBJETIVOS

1. Diseñar un plan de formación para los empleados públicos de nuestra comunidad como nuevos gestores del cambio.

3.Conseguir que todo el equipo acepte y se involucre en el cambio.

2. Favorecer a través de la formación, el éxito de la estrategia y el cambio cultural y organizativo.

4. Detectar barreras y establecer mecanismos para que el cambio se establezca de manera natural.

3. INDICADORES

1. Porcentaje de directivos y empleados públicos que han participado en el plan de formación: un 60% 2. Satisfacción de los participantes, encuestas anóminas de resultados y análisis de expectatives: un 90% se siente satisfecho y comprende y acepta la necesidad del cambio. 3. Implicación en el cambio y mejora de competencias mediante encuestas a los servicios involucrados: el 80% de los empleades que han participado en la formación han cambiado su aptitud e implicación. 4.Mejora de la estructura comunicativa y modificación de la cultura organitzativa mediante entrevistes con los directives de los Servicios involucrados: el 9O% de los directivos han mejorado la estructura comunicativa y modificado la cultura organitzativa.

1. 60%

2. 90%

4. 90%

3. 80%

4.ALCANCE

Un año no es suficiente, sólo ha sido una experiencia piloto que hay que consolidar y continuar hasta conseguir el máximo de implicación posible.

Conseguir directivos formados y preparados para conseguir el éxito de la estrategia y el cambio cultural y organizativo para dar cumplimiento al nuevo marco normativo en materia de administración electrónica que se deriva de la Ley 39/2015 y de la Ley 40/2015. Una nueva organización menos jerárquica dónde se haga participes a los empleades públicos y dónde se les de más poder y responsabilidad para conseguir que esten más comprometidos y motivados. Se ha conseguido una gran implicación de los directivos que han participado en la formación y de un parte importante de los empleades públicos pero hay que seguir con la formación y conseguir la implicación de todos los agentes implicados. Un año no es suficiente, sólo ha sido una experiència piloto que hay que consolidar y continuar hasta conseguir el máximo de implicación possible.

5.ACTIVIDADES

HAY QUE INSERTAR EL PLAN DE FORMACIÓN DENTRO DEL PRESUPUESTO ANUAL DE LA COMUNIDAD

Se han llevado a cabo todas las actividades previstas y se han ejecutado como estaban planificadas pero como hemos comentado anteriorment hay que continuar con la formación e insertar este plan de formación dentro del presupuesto anual de la comunidad hasta aconseguir la implicación y formación del todos los agentes implicados.

6.COSTES

Los costes no han sido muy elevados ya que hemos contado con el personal de RRHH y con el personal del servicio de formación asi como, con las aules y recursos didácticos, plataforma digital, redes sociales y otros recursos tecnológicos propios. El coste nicial era de 30.000 € para lo docentes y colaboradores expertos en la materia que han impartido la formación. El presupuesto ha sido sufiente pero hay que continuar con la formación y hay que preveer el coste de 30.000 € para cada año y añadir para el próximo poryecto un resposable técnico más que sólo que encargue de gestionar este plan de formación.

7. RECURSOS HUMANOS

El personal propio de RRHH de nuestra comunidad ha coordinado el plan de formación y nuestro personal del servicio de formación ha oganizado y ejecutado el plan de formación.Un equipo de docente y colaboradores expertos en la materia han impartido la formación y facilitado la implantación de la gestión del cambio. La promoción de la gestión del cambio está a cargo de la dirección, junto con los jefes de equipo de cada área que, desde el despliegue del plan estratégico, se encargarán de su implantación, administración, seguimiento y evaluación. El personal de RRHH Y el personal de formación han realizado un gran trabajo pero su carga de trabajo ha sido muy elevada lo que ha ocasionado conflictos por lo que se solicita reforzar con un responsable técnico más al equipo de trabajo. El personal docente y personal colaborador externo ha sido suficientes, adecuados y muy implicado.

8. LIMITACIONES Y RIESGOS

EL ÉXITO DEL PROYECTO DEPENDERÁ DE LA IMPLICACIÓN DE LAS PERSONAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN

Las limitaciones son la resistència al cambio, la transición de la administración tradicional a la electrónica (tramitación telemática, documentos electrónicos firmados electrónicamente, etc.) que supone un cambio de modelo en la prestación de servicios, que choca con la resistencia al cambio dentro de la propia organización. El éxito del proyecto dependerá del grado de implicación de las personas que conforman la organización. La falta de implicación de algunos Servicios ha hecho que el període del proyecto se tenga que ampliar y que el impacto del proyecto sea menor de lo previsto.

9. ADQUISIONES

El diseño de las actividades formativos así como el material y los recursos tecnológicos y didácticos son una adquisición que duraré en el tiempo y que podremos utilitzar en los siguiente planes de formación. El compromiso de los directivos para promocionar el cambio en sus servicios es un adquisión que perdurará aunque en el futuro pueda haber cambios políticos. La implicación de los servicios y del departamento de recursos humanos es una garantia de que el plan de formación tenga una continuidad y de que llegue a todos los empleados públicos. La aceptación por parte de los empleados públicos de la necesidad de la transformación de la organización es una adquisión clave del proyecto.

9. ACCIONES CORRECTIVAS

Con los riesgos identificados las acciones correctives son: Hacer una nueva campaña de concienciación y promoción a los servicios que no se han implicado debidamente en el proyecto para que se consigue el máximo de directivos y empleades públicos en la gestión el cambio y la transformación de la cultura organitzativa. Diseñar un plan de formación a más largo plazo y que se inserte dentro de la planificación y el presupuesto de la organización hasta que se hayan alcanzado los objectivos marcados plenamente.

11. LECCIONES APRENDIDAS

La implicación y promoción de los responsables políticos y de los directivos es clave, al igual que la implicación de los empleados públicos para conseguir la transformación de nuestra cultura organizativa. Esta transformación es necesaria y posible, siempre que consigamos la implicación de todos. Lo más importante en este proyecto no es el factor económico ni la financiación, es el factor humano, la comunicación y el trabajo en equipo. El cambio exige un esfuerzo de adaptar las expectativas reales a las deseadas. La formación es clave en este sistema. La administración y dirección de las transformaciones debe ir acompañada de un apoyo de las personas involucradas. Debe ser implantado desde los niveles inferiores, mediante comunicación, conocimiento, modificación de hábitos, desarrollo de habilidades y actitudes para modificar el comportamiento individual y de equipo para implantarse en la organización.