ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO DEL EQUIPO VIATGERS17

ACTA DE CONSTITUCIONVIATGERS17

Forma de trabajo para la redacción del ACTA

En lo que se refiere a la organización del trabajo del equipo, como ya expusimos en la tarea anterior, dos de los cuatro miembros integrantes de la nave Viatgers17, no pertenecen a la Consejería de Educación. Esta circunstancia, a la vista de las aportaciones realizadas no ha sido un obstáculo para el buen funcionamiento del equipo ni para la realización de las tareas. Estas, se han ido elaborando con la misma metodología de la tarea anterior, es decir, la utilización de la herramienta informática Google Drive así como la creación de un grupo de whatsapp. A través de este grupo, nos ha permitido realizar un "brainstorming" con todas nuestras aportaciones de forma rápida así como definir las líneas del trabajo. La elaboración del Acta de Constitución ha sido el resultado de una colaboración conjunta, casi simultánea, gracias a la aplicación informática Google Drive. En cuanto al contenido del Acta, hemos tratado de responder a todos los puntos indicados.

ÍNDICE

• Idendificación del proyecto.
• Descripción.
• Justificación
• Objetivo
• Alcance
• Recursos
• Costes
• Tiempo
• Especificaciones técnicas
• Limitaciones
• Interesados
• Organizacion del proyectoPunto segundo
• Riesgos iniciales
• Requisitos de aprobación del proyecto
• Nombramiento de los responsables

1. Identificación del proyecto

Demana Educació

Creación de un servicio especializado en atender y resolver las consultas formuladas por los centros educativos y los alumnos

Nuestro proyecto consiste en crear una unidad administrativa que se encargue de orientar y contestar las consultas de alumnos/familias,centros educativos y oficinas administrativas relativas a dos àmbitos competenciales principales

2. Descripción

1. Gestión de Matrícula de Primaria ESO y Bachillerato. 2. Escolarización de alumnos llegados desde sistemas educativos extranjeros o no escolarizados.

3.JUSTIFICACIÓN

Queremos lanzar este proyecto para solucionar algunos problemas detectados a raíz de las numerosas consultas recibidas por nuestra organización sobre la gestión de la Matrícula de las enseñanzas regladas no universitarias de las Illes Balears y los casos de escolarización de recién llegados. La falta de información por parte de los centros o bien su desconocimiento práctico y actualizado de la normativa aplicable, hace que el uso de la aplicación GESTIB se realice de manera inadecuada. Estas irregularidades suelen detectarse en un momento temporal de difícil solución, dado que el curso puede estar a punto de finalizar, por lo que cuanto antes se detecten los errores menos perjuicios se producen a los alumnos afectados, que desconocen la normativa aplicable y siguen las instrucciones que les indican los centros.

El hecho de recibir las consultas en nuestra organización actual, es debido a que nuestras competencias en regulación de los currículos educativos de las enseñanzas regladas, nos hace tener una visión transversal de la normativa aplicable a los distinto ámbitos referentes a la educación reglada, no solo sobre currículos, sino también sobre escolarización, uso del GESTIB, aceleraciones curriculares, permanencias, convalidaciones y exenciones, homologaciones, equivalencias de estudios, etc…

4.OBJETIVO

Disponer de un solo punto de información relativa a la Gestión de la Matrícula relativa a los alumnos de la enseñanza reglada no universitaria y la Escolarización de alumnos llegados desde sistemas educativos extranjeros o no escolarizados.

Aunar o redirigir por razón de la materia, las consultas de los alumnos, familias y centros educativos de las Illes Balears a los departamentos correspondientes de la Consejería de Educación

Alcanzar una coordinación eficaz y eficiente entre los departamentos y servicios de la Consejería de Educación

Mejorar la gestión del tiempo del Servicio

Reunir la información en una pàgina web activa en la que se puedan realizar/consultar preguntas frecuentes.

Como producto final, lo más importante es la correcta aplicación de la normativa referente a la Gestión de la matrícula y escolarización de los alumnos, lo que redunda en la satisfacción de los interesados, dado que se dará una respuesta legal y efectiva para cada uno de ellos, de forma individualizada y coordinada con los centros educativos.Así mismos, los datos que dispone la aplicación GESTIB corresponden con las situaciones reales y legales que se refieren a cada una de las etapas educativas de los alumnos. Por otra parte los centros educativos dispondrán de un punto de confianza en aras a la solución de la dudas sobre la gestión de matrícula y la escolarización de los alumnos indicados en el objetivo. El resultado final, puede no ser tangible, ni poder expresarse a través de un producto concreto, pero se generará un informe sobre las incidencias detectadas en el uso y aplicación de la GESTIB, que nos permitirá disponer de los datos reales de cada uno de los alumnos. A su vez, con este informe detectaremos: - Problemas y requisitos de los distintos departamentos para mejorar el tratamiento de información educativa. - Posibles mètodos de trabajo para la correcta coordinación con diferentes servicios gestores, coordinación con otras direcciones generales competentes en materia educativa así como coordinación externa con los centros educativos. - La necesidad o no de un Plan de formación para el personal de las oficinas administrativas y de los centros educativos.

5. ALCANCE

6.RECURSOS

Tres funcionarios, uno de cada servicio implicado con conocimiento y experiencia en sus áreas respectivas. Que tengan acceso y los permisos necesarios para gestionar la aplicación GESTIB

Material de oficina, mesa, silla y paneles separadores, auriculares. Material informativo. (trípticos)

HUMANOS

MATERIALES

7.COSTES

0 euros, dado que se es fruto de la reorganización del personal existente de las áreas de la organización.

El coste económico sería aproximadamente 2.000 euros por la compra y montaje de la mesa, sillas y paneles separadores, así como de los auriculares.En relación a la campaña publicitaria, se estima que únicamente generaría gasto la impresión de los trípticos, calculando un presupuesto de 1.000 euros.

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES

Total 3.000 EUROS

8.TIEMPO

Tiene como objetivo ser una unidad de larga duración, sin límite en el tiempo, dado que se trata de dar cumplimiento a una competencia administrativa en materia educativa, y el proyecto pretende ofrecer un servicio público de manera eficaz y efectiva. Si bien se establece como plazo de valoración y estudio de los resultados, el primer curso escolar de implantación.

9.ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Las especificaciones técnicas se refieren sobre todo al uso de la aplicación GESTIB.

Así como disponer de un directorio de todos los departamentos, organismos, y centros que puedan tener relación con las competencias que gestionan.

Los miembros del equipo deben disponer de la autorización del director del proyecto, màximo responsable del GESTIB, y de los permisos necesarios para consulta y gestión de la aplicación.

Disponer acceso a las bases de datos sobre legislación actualizadas

10. LIMITACIONES

Por otra parte creemos estableciendo un canal de comunicación directa con los los puntos de información existentes en las restantes Islas, se podría solucionar en parte, esta limitación. Se plantea la posibilidad de ofrecer a estos puntos de información, de un sistema de video-consultas en los casos que los usuarios así lo soliciten, estableciendo igualmente un sistema de cita previa.También se podría ocurrir que aparecieran quejas sobre el funcionamiento de la unidad que nos planteen la opción de modificar el diseño del proyecto, ya sea por la falta de capacidad del personal designado, por el trato personal al usuario, etc

Con la implantación de nuestro proyecto, sabemos que no hemos contemplado la designación de “delegaciones” de nuestra unidad en las otras islas. Por tanto, partimos ya con una limitación. Ello nos puede acarrear problemas desde el inicio, dado que estaríamos discriminando a parte de los ciudadanos de nuestra comunidad.

11.INTERESADOS

INTERNOS

EXTERNOS

- Alumnos, padres, madres y tutores legales.- Las secretarías de los centros docentes.- Las organizaciones sindicales en materia de educación. - Las AMIPAS, y las asociaciones cuyo fin principal es dar asesoramiento y ayuda a los niños y jóvenes que necesitan una atención especial. - Y en general todo ciudadano que se interese por su educación.

- El director general de Planificación, Ordenación y Centros que actúa como patrocinador o sponsor.(político responsable)- El jefe del departamento, como funcionario máximo responsable, es el director del proyecto.- Los jefes de servicio implicados en la cesión de funcionarios.- Los funcionarios afectados, que forman parte del proyecto.- El resto de los funcionarios de los servicios, que se verán descongestionados de consultas por la aplicación del proyecto.

12.Organización del proyecto

Como órgano de máxima autoridad en el proyecto se encargará de dirigir, definir el objetivo y la estrategia a seguir, tomar las decisiones sobre las discrepancias, riesgos y dificultades que puedan surgir en la aplicación y desarrollo del proyecto, así como motivar e impulsar internamente el proyecto.

COMITÉ DE DIRECCIÓN

COMITÉ DE SEGUIMIENTO

Integrado por los jefes o jefas de servicio que colaboren en el proyecto. Las funciones y responsabilidades de este comité son entre otras, realizar el seguimiento de la aplicación del proyecto, su efectividad, analizar los riesgos y las dificultades que van surgiendo y tomar las decisiones para su alcanzar el objetivo del proyecto.

Patrocinador/Sponsor: el Director General

Jefes de Servicio

Director del Proyecto: Jefe de Departamento.

GESTIB

Ordenación

Escolarización

13. RIESGOS INICIALES

La participación en el proyecto implique un abandono o disminución del rendimiento de los servicios implicados en el proyecto. Cambio de la dirección política que conlleve la no continuidad del proyecto.Quejas por el nuevo funcionamiento de la unidad.Tiempo respuesta/consulta. (especialmente Menorca e Ibiza)Falta de competencia (específica, habilidades) del personal designado.Falta de personal formado en caso de sustituciones, ausencia, bajas...en el equipo.

El éxito del proyecto radica en resolver las consultas de forma eficaz, con los recursos humanos existentes, sin mermar el rendimiento de los servicios o unidades colaboradoras en el proyecto.

13. Requisitos de aprobación del proyecto

DIRECTOR DEL PROYECTO

14. Nombramiento de responsables

JEFE DEL DEPARTAMENTO

PATROCINADOR

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN ORDENACION Y CENTROS

MOLTES GRÀCIES PER L'ATENCIÓ !!!!

Viatgers17

Carme CalviñoJoana Maria AntichMarga SocíasMartí Roig