HISTORIC

1. Procedimientos específicos

2. Procedimiento genérico

3. Registro de expedientes

5. Modelo de trabajo e-SET

4. Procedimiento genérico simplificado

2008-2014

2012-2015

2016-2018

6. Cambio de aplicación

7. Servicio a 165 ayuntamientos

8. Modalidad completa (MC) de MB a e-SET: 3 pilotos

7.1. Modalidad básica (MB)

9. 50 ayuntamientos MC

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Breve historia del plan provincial para la administración electrónica en municipios pequeños de Girona

2008-2014

ETAPA 1: ENFOQUE DES DE PROCEDIMIENTOS

Durante el año 2008 la Diputació de Girona creo la Oficina de Suport a l'Administració Electrónica con el objetivo de ofrecer un servicio para la implantación de la administración electrónica de los ayuntamientos pequeños (hasta 5.000 habitantes).En aquel momento se consideró que ofrecer una herramienta de gestión de expedientes electrónicos. Esta herramienta debia llevar incorporado el flujo de un conjunto de procedimientos, de manera que si el ayuntamiento necesitaba gestionar un expediente de un tipo determinado, seleccionaba el flujo y ya tenia todos los pasos definidos.Varios fueron los problemas que surgieron para el uso de dicha herramienta, Algunos decían que necesitaban revisarlo porque no es lo que ellos hacían, otros se quedaban en el trámite de una persona, que por diferentes razones, continuaba la tramitación manual, etc. No voy a detallar aquí las diferentes causas por las que el gestor de expedientes se quedaba sin uso.Probamos múltiples modelos de implantación del gestor, desde un procedimiento genérico muy completo, hasta uno de simplificado, pasando por diferentes versiones. Probamos simplemente con usarlo como registro de expedientes, sólo para tener un número y una carátula del expediente. Pero...

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2012-2015

ETAPA 2: EL NACIMIENTO DE e-SET

... un día nos dimos cuenta que el sistema de trabajo de la mayoría de ayuntamientos estaba basado en hábitos poco transversales, criterios diversificados y personalizados por cada trabajador y no se entendían claramente conceptos como expediente, tramitación o plazo. Era muy común encontrar sólo expedientes de licencias de obras y de subvenciones, y el único plazo importante era la petición y justificación de estas.De esa manera era imposible justificarse a uno mismo las razones por las cuales usar un gestor de expedientes. Fue entonces cuando nació el modelo de trabajo e-SET. Este modelo promueve un sólo sistema de clasificación (eliminando los ficheros de carpetas personales), acceso a la información de todo el expediente por cualquier miembro del ayuntamiento, control único de numeración de todos los expedientes.Añadimos algunos retoques, cómo diferenciar entre gestor de tareas y gestor de trámites, reuniones semanales de equipo o un calendario compartido con el planning corporativo.Empezamos con unos pilotos, y después de verlo cómo un posible modelo de éxito empezamos a implantarlo, haciendo este proceso justo antes de la implantación de la herramienta del gestor de expedientes. Pasamos de un 20% de éxito a un 80%

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2016-2018

ETAPA 3 (1): PLAN DE CHOQUE

Ya teníamos un modelo de implantación de la administración electrónica para los ayuntamientos pequeños!!! Aún así los resultados no eran del todo satisfactorios. Algunos problemas y falta de evolutivos de la aplicación nos hicieron decidir a cambiarla.Mientras empezaron a tomar fuerzar las amigas 39/15 y 40/15, y fue cuando pasamos de 50 a 165 peticiones del servicio. La implantación del modelo e-SET más la formación de la herramienta necesita de unos meses, y no teníamos la capacidad de dar respuesta a todas las peticiones. Elaboramos un plan de choque, con una modalidad básica para ofrecer la esencia del expediente electrónico (abrir expedientes, cargar documentos y firmar digitalmente). Esta modalidad nos pemitía hacer implantaciones por grupos, y a mediados del 2018 ya habríamos dado una respuesta a todos los ayuntamientos.Paralelamente continuamos con algunas implantaciones empezadas de e-SET y empezamos con pilotos para pasar de la modalidad básica a la completa, un tipo de implantación que no habíamos hecho hasta entonces. La completa consta de un cuadro de clasificación único, control de plazos, gestor de tareas, integración con herramientas de notificación electrónica y archivo electrónico...Hasta el mes de octubre de 2018 debemos afrontar los ayuntamientos de básica que nos faltan, definir el modelo para pasar de básica a completa, finalizar algunos de completa y pasar los ayuntamientos de la aplicación antigua a la nueva.

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2016-2018

ETAPA 3 (2): PLAN DE CHOQUE

Desde el primer dia que ofrecimos el servicio pusimos en marcha una oficina de soporte, donde los ayuntamientos pueden ponerse en contacto a través de telefóno o de correo electrónico.Hasta este año hemos podido ampliar el servicio poco a poco a mediada que ha sido necesario, pero al activar el plan de choque, el servicio ha quedado saturado y hemos tenido que replantear el formato de dar servicio y ampliar el número de consultores que atiende a los ayuntamientos.Actualmente estamos en un momento complejo, pues estamos redifiniendo el modelo de atención, modificando procesos, cambiando herramientas de gestión e incorporando personal nuevo. Todo esto lo hacemos paralelamente con las implantaciones, y aunque estamos dando un gran servicio, la sensación de muchos ayuntamientos es que se siente abandonados: Los que ya hemos implantado no saben como vamos a continuar y los que estamos planificando para el 2018 tienen la sensación que no va a llegar su momento. Así pues, debemos mejorar también nuestar comunicación, se nos acumulan los proyectos y nos cuesta priorizar tareas y recursos.

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Mapa situación actual y deseada

165 ayuntamientos con administración electrónica

MODALIDAD COMPLETA + (Órganos colegiados, archivo electrónico)3 ayuntamientos en proceso

MODALIDAD COMPLETA (e-SET, cuadro de clasificación, tareas, trámitación...)22 ayuntamientos

MODALIDAD BÁSICA - 50 ayuntamientos

Gestor expedientes antiguo + NO e-SET7 ayuntamientos

Gestor expedientes antiguo + e-SET + Cloud ayto2 ayuntamientos

Gestor expedientes antiguo + e-SET + cloud diputación. 9 ayuntamientos

165 peticiones de ayuntamientos

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INFOGRAFIA MAPA DE SITUACIÓN

2008-2014

ETAPA 1: ENFOQUE DES DE PROCEDIMIENTOS

Durante el año 2008 la Diputació de Girona creo la Oficina de Suport a l'Administració Electrónica con el objetivo de ofrecer un servicio para la implantación de la administración electrónica de los ayuntamientos pequeños (hasta 5.000 habitantes).En aquel momento se consideró que ofrecer una herramienta de gestión de expedientes electrónicos. Esta herramienta debia llevar incorporado el flujo de un conjunto de procedimientos, de manera que si el ayuntamiento necesitaba gestionar un expediente de un tipo determinado, seleccionaba el flujo y ya tenia todos los pasos definidos.Varios fueron los problemas que surgieron para el uso de dicha herramienta, Algunos decían que necesitaban revisarlo porque no es lo que ellos hacían, otros se quedaban en el trámite de una persona, que por diferentes razones, continuaba la tramitación manual, etc. No voy a detallar aquí las diferentes causas por las que el gestor de expedientes se quedaba sin uso.Probamos múltiples modelos de implantación del gestor, desde un procedimiento genérico muy completo, hasta uno de simplificado, pasando por diferentes versiones. Probamos simplemente con usarlo como registro de expedientes, sólo para tener un número y una carátula del expediente. Pero...

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