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10 CLVESPARA UNA REUNIÓN EFICAZ

1. Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.2. A quien convocar. Sólo debes convocar a las personas directamente involucradas en uno de los temas a tratar. De hecho, cada uno de los asistentes debería ser responsable de intervenir en un punto de la reunión. Nadie debería ir de "oyente".3. Calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo.4. Reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.5. Redactar el acta y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los responsables de cada uno de ellos.6. Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria. Para evitar enviar documentos y acabar teniendo varias versiones de un mismo documento, asegúrate de que el material necesario esté siempre a disposición de quien lo necesite. Puedes ayudarte de herramientas en la nube (cloud) como por ejemplo: Google Docs, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Evernote o iCloud.7. Preparar el espacio. Asegúrate de pedir todo el material necesario (cañon, wifi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.8. El desarrollo. Para que una reunión sea eficaz, es fundamental que haya un moderador que vele por su buen desarrollo. Tiene que empezar por leer el orden del día (el acta). Tal vez, algunos de los asistentes quiera cambiar algo y es el momento de saberlo. El moderador debe asegurase que durante la reunión se siga el orden día y se respete el tiempo asignado a cada intervención, así como la duración acordada.9. El cierre. Es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo ello deberá constar claramente en el acta).10. El acta. Se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo, todos los asistentes deberían tomar nota durante una reunión, apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.